近年来，随着经济社会的高速发展，档案工作从传统纸质载体逐步向数字化管理载体转变，如何在变革中依然保持档案工作的客观真实就成为一项重要任务，贯穿信息记录、保存、调用等各个环节，都需要档案工作者紧跟时代步伐，及时应变、适时改变。
　　具体落实到交通运输系统来说，要积极落实上级有关部门要求及文件精神，必须充分认识到档案工作的重要意义，扎实做好、做细、做实档案工作，这是记录总结本单位人员、重要事件、工作成果等方面内容的重要保障，进一步强化档案工作的科学性、严谨性和记录性，确保能够客观真实地反映各项工作任务。

一、基本情况
（一）机关档案室基本情况

　　吕梁市交通运输局档案工作严格按照相关规定进行管理，按照“配齐人员设备、强化规章制度、严格真实记录”的原则，切实保障档案工作合理规范化运行；档案工作管理人员爱岗敬业、尽职尽责，最大限度地满足本单位对于做好档案工作的业务需要。现有专职档案工作人员6人，人事档案400余件、文书档案2000余件及其他各类型文件，并配备有专门的档案室，做到查找、存储、阅览场所“三室分离”，防火防盗等硬件设施相对齐全。

（二）本地区交通运输系统档案工作方法

　　一是加强理论学习，提高认识水平。组织档案室工作人员召开专题学习会议，学习各类制度、规范性文件，强化个人学习，不断补齐理论知识短板，用理论指导实践；进一步加强档案工作人员业务培训，参加市直机关组织的各类培训班，提高专业技能；同市档案馆等有关部门对接，了解最新政策法规及工作要求，与兄弟单位进行沟通联系学习先进管理经验，不断提升档案管理水平。
　　二是强化组织领导，压实工作责任。机关领导长期重视档案管理工作，确定具体分管领导及责任人，定期召开档案工作汇报会，分管领导经常与档案人员分析研判档案工作中存在的问题与隐患，并及时制定改进措施，把档案工作考核纳入本系统年度目标责任制考核中。
　　三是严格管理，健全规章制度。定期组织学习《档案法》《国家保密法》及本系统本地区有关档案工作的法律法规、标准制度；明确档案“进、存、出”等相关规定，以制度化、规范化进行档案管理，通过“按内容分类、按时间归档、按密级存放”，保证档案管理每一个环节的安全可靠；特别是注重档案工作的保密，对于涉密、内部档案的管理更为严格，充分明确涉密信息的流传范围、知悉人员等，确保档案实体和信息安全。

二、存在问题

　　档案工作是一项政治性、专业性很强的工作，尽管本系统对档案工作很重视，但就目前档案工作的现状来看，仍然有许多问题亟待解决，具体表现在以下几个方面：
　　（一）档案管理意识有待增强。一是部分领导干部、部分科室觉得档案工作简单，对档案收集、积累意识较为淡薄，认为做好档案工作远远没有完成业务目标重要，导致档案收集不全面、不完整；二是部分从事档案管理工作的人员，对本职范围内档案工作职责不明确，仅仅停留在简单的归纳整理阶段，不能采用收集、分类、整理、立卷、归档等专业性管理手段来管理本部门、本科室的档案；三是存在人、财、物等保障不到位的情况，档案的存放需要专业的设备及空间支持，但在现实工作中，随着档案存量的急剧增加，档案室室容不足、人员缺乏、设备老化等问题严重制约着档案信息化发展；四是档案工作宣传较少，由于宣传教育活动不多，导致部分机关干部停留在对传统档案认知的基础上，认为档案就是一些文件，对档案的种类认识不够，自觉管理、依法依规收集使用档案的意识比较淡薄，全员参与和支持档案管理的良好氛围尚未形成。
　　（二）档案管理制度不够完善。一是需要建立健全档案管理规范制度。随着档案管理的要求越来越高，需要进一步细化制度规范，针对不同的情况出台相应的管理办法。同时，与传统纸质类文件的管理存放不同，随着信息化、数字化档案管理步伐的逐步推进，其管理办法也需要及时配套出台。二是档案管理队伍建设存在不足。在工作任务较重较多的时期，会抽调档案工作人员参与业务工作，档案工作人员兼职过多，缺乏足够的精力去学习专业知识，仅依靠上级部门的集中培训，无法系统全面学习领会相关规定、法规的精神，导致业务素质和专业化水平难以进步，不能适应岗位职责需求。
　　（三）档案管理信息水平不高。随着时代发展，交通运输部门利用信息化手段提高档案的查找利用率，成为推动档案工作提质增效的重要途径。但就目前来说，部门档案信息化、数字化工作并未取得实质性进展，由于信息化工作缺乏足够的技术人员支撑，档案信息化工作的开展存在一定困难，离高效快捷查阅利用水平还有很大差距。

三、解决建议

　　针对交通运输部门档案工作中存在的问题，笔者认为首先要立足实际，提高认识，对现有档案资料全面起底，其次加大档案工作的投入力度，加快档案信息化建设步伐，几点思考和建议如下。
　　（一）提高思想认识，切实转变作风。一是要提高档案意识，进一步强化对档案管理工作的重视程度，要加强对新时期档案工作面临的风险挑战进行分析研判，提高全系统领导干部对档案工作的重视程度。首先是要成立专门档案工作专班，集中研判、专人负责，明确岗位职责要求；其次是要加强人员管理，根据要求制定内部管理控制机制，维护档案的实体安全和档案的内容安全。二是要切实加强对档案工作的支持，在更新档案工作基础设施设备的基础上，招聘档案专业毕业的工作人员或者培训现有人员，以专业化、规范化进行档案管理工作，为档案工作建设提供保障。对于电子档案要购买专业管理应用系统软件及存储设备，对于纸质档案要配置可供安全存放的办公家具，做到防潮防虫等；提供足够的场地空间，注重防火、防水、防盗等，确保存放场所安全。三是要营造良好工作氛围。充分利用宣传栏、公示栏、微信公众号等开展线下讲解、线上推广，以内容丰富、形式多样的宣传手段，全方位地科普档案工作，着力提高领导干部参与档案管理工作的自觉主动意识。
　　（二）完善管理体系，着力变活档案。一是要完善档案管理组织体系，档案管理的根本目的在于更好地利用档案，通过细化工作流程、明确岗位职责，进而严格落实工作任务，把档案收集管理职能具体落实到每一个工作人员，要保护档案及相关资料的完整与安全，以确保其作为依据证据的可信性；要对档案资料进行筛选、鉴定和保管，通过整理、保护和利用确保档案中的内容和信息具有连续性和可靠性。二是要加强队伍建设，老职工积极发挥“传、帮、带”作用，将已有的成熟工作经验传授给新人，做到档案管理人员“青出于蓝而胜于蓝”；激发年轻干部发挥干事创业的积极性，切实为档案工作提供人才保障，坚持定期或不定期开展业务培训和工作交流，提高档案工作者的专业能力素养和业务工作水平。
　　（三）加强信息化建设，提高档案利用水平。进一步推动档案信息化建设，通过把现有档案按照信息化、系统化管理，努力实现资源共享，提升档案信息共享水平。一是要加强现有档案数字化进程，采取电子档案与纸质档案相结合的方式进行存储，要注重电子档案的要素合规、内容翔实，保障电子档案与传统载体档案具有相同效用和价值；要严格使用符合安全管理要求的网络或者存储介质进行存储、管理、使用和修正，充分保障电子档案的安全性。二是要发挥信息联动共享作用，通过认真分析、细致研究，着力利用现有档案资料总结凝练一些可供复制推广的好的工作经验，进一步提高本系统内各类工作的质效。三是要加强档案室、库房的智能化、规范化管理，对于电子类、数码影像类等新型档案载体的保存及使用，要探索并建立相应的规章制度，确保新型档案长期保存及安全存放。
　　总之，档案工作管理人员要充分认识到做好档案工作的重要作用和现实意义，不断转变思维观念，创新工作方式，以开拓创新、求真务实的精神，努力推动交通运输部门档案工作规范化、制度化、科学化水平再上一个新台阶。（作者：吕梁市交通运输局 高艳梅）